Términos y condiciones del servicio

Citaplena es una plataforma en internet que permite a centros de estética, spas y clínicas gestionar su agenda de citas, su base de clientes, sus reservas por internet y sus recordatorios automáticos.

El servicio lo presta Alejandro Chalarca, con domicilio en Medellín, Colombia. En este documento se le llama «Citaplena» o «la plataforma», y al centro que contrata el servicio se le llama «el Centro».

Al crear una cuenta o usar la plataforma, el Centro acepta estos términos. Si no está de acuerdo con alguno, no debe usar el servicio.

• El Centro es responsable de las credenciales de acceso de su equipo y de todo lo que se haga desde su cuenta.
• Cada persona del equipo debe tener su propio usuario. Compartir credenciales impide saber quién hizo qué, y eso es justamente lo que la plataforma registra.
• El Centro debe avisarnos sin demora si sospecha que alguien accedió a su cuenta sin autorización.
• No está permitido usar la plataforma para fines ilícitos, ni intentar acceder a datos de otros centros, ni realizar pruebas de seguridad sin autorización previa por escrito.

El servicio se contrata por planes mensuales. Los precios de referencia son:

• El cobro se realiza en la moneda local del Centro. La conversión desde el precio de referencia en dólares se calcula con la tasa de cambio del día de la contratación.
• El importe exacto que se cobra es el que aparece en la sección Suscripción dentro de la propia plataforma. Ese valor prevalece sobre cualquier conversión aproximada mostrada en otras pantallas.
• La suscripción se renueva automáticamente cada mes hasta que el Centro la cancele.
• El pago se procesa a través de Mercado Pago. Los datos de la tarjeta se introducen en su plataforma y no pasan por los servidores de Citaplena.

Todo Centro nuevo dispone de siete (7) días de prueba con la plataforma completa, sin necesidad de registrar medio de pago y sin cobro alguno. Durante la prueba puede cambiar de plan sin costo.

Cuando el Centro ya está pagando y cambia de plan a mitad del período:

• Al subir de plan: se cobra únicamente la diferencia proporcional por los días que resten del período, y la fecha de renovación no se modifica. Las funciones del plan superior se activan de inmediato.
• Al bajar de plan: el importe pagado de más se convierte en días adicionales del plan nuevo; no se devuelve dinero. Las funciones del plan superior se desactivan de inmediato.

El cálculo se realiza sobre un ciclo de 30 días y se muestra al Centro antes de aplicarse.

Si un cobro no se completa, la pasarela reintenta automáticamente. Si aun así la suscripción queda impaga, la cuenta puede pasar a estado de pausa.

Una cuenta en pausa no borra nada. La agenda, los clientes y el historial se conservan intactos; lo que se suspende es el acceso del equipo del Centro y el funcionamiento del link público de reservas. Al regularizar el pago, todo vuelve exactamente como estaba.

Toda la información que el Centro carga en la plataforma le pertenece. Citaplena no reclama propiedad sobre ella, no la comercializa y no la usa para finalidades propias distintas de prestar el servicio.

En términos de protección de datos, el Centro actúa como Responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes y Citaplena como Encargado. De ahí se derivan obligaciones concretas para el Centro:

• Obtener de cada paciente la autorización previa, expresa e informada para tratar sus datos personales, conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Obtener autorización explícita para datos sensibles: la plataforma registra qué tratamiento estético recibe cada persona, y eso es un dato de salud. El Centro debe informar al paciente de que se trata de un dato sensible y de que no está obligado a autorizarlo.
• Cuando atienda a menores de edad, obtener la autorización de su representante legal.
• Tener su propia política de tratamiento de datos y ponerla a disposición de sus pacientes.
• Atender las solicitudes de sus pacientes sobre sus datos (consulta, actualización, supresión) en los plazos legales.
• Usar los datos únicamente para las finalidades que haya informado a sus pacientes.

Citaplena tratará los datos siguiendo las instrucciones del Centro y las finalidades descritas en la política de tratamiento de datos, aplicando las medidas de seguridad allí detalladas.

Trabajamos para que la plataforma esté disponible de forma continua, pero no se garantiza un servicio libre de interrupciones. Puede haber cortes por mantenimiento, por fallos de proveedores externos (pasarela de pago, WhatsApp, correo) o por causas ajenas a nuestro control.

El soporte se presta según el plan contratado:

Los tiempos indicados son compromisos de respuesta, no de resolución: hay problemas que se resuelven en dos minutos y otros que requieren más tiempo.

Citaplena es una herramienta de gestión. No presta servicios de salud ni de estética, no interviene en la relación entre el Centro y sus pacientes, y no responde por la calidad de los tratamientos ni por las decisiones clínicas o comerciales del Centro.

• No respondemos por la información que el Centro o su equipo introduzcan en la plataforma, ni por el uso que hagan de ella.
• No respondemos por fallos de servicios de terceros necesarios para algunas funciones (WhatsApp, correo, pasarela de pago, Google Calendar).
• No respondemos por lucro cesante ni por daños indirectos derivados del uso o de la imposibilidad de uso del servicio.
• En todo caso, nuestra responsabilidad se limita al importe pagado por el Centro en los tres (3) meses anteriores al hecho que la origine.

Nada de lo anterior excluye la responsabilidad que la ley colombiana no permita limitar, incluida la derivada de dolo o culpa grave.

El Centro puede cancelar su suscripción en cualquier momento. El servicio continúa activo hasta el final del período ya pagado; no se prorratean devoluciones por los días no usados.

Al cerrarse una cuenta, los datos se conservan un tiempo razonable para permitir su recuperación o exportación. El Centro puede solicitar una copia de su información escribiendo por los canales de contacto.

Citaplena puede suspender o terminar una cuenta que incumpla estos términos, use el servicio de forma ilícita o ponga en riesgo la seguridad de la plataforma o de otros centros, informando el motivo.

La plataforma evoluciona: se añaden funciones y ocasionalmente se retiran otras. Los cambios relevantes se anuncian dentro de la propia plataforma, en la sección de novedades.

Si modificamos estos términos de forma sustancial —precios, límites de plan, responsabilidades— lo informaremos con antelación razonable. Si el Centro no está de acuerdo, puede cancelar antes de que el cambio entre en vigor.

Estos términos se rigen por la ley colombiana. En particular resultan aplicables la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en materia de datos personales, la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) en lo que corresponda, y la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico.

Cualquier controversia se intentará resolver de buena fe entre las partes. De no lograrse acuerdo, será competencia de los jueces de la República de Colombia.